Le Groupe STEF-TFE, spécialiste européen de la logistique du froid, a choisi la solution d'Esker, un des principaux éditeurs mondiaux de solutions de dématérialisation, pour automatiser et externaliser l'envoi de ses factures par courrier, soit plus de 20.000 factures clients par mois.
Agrostar, filiale informatique du Groupe STEF-TFE, a choisi la solution Esker DeliveryWare parallèlement à la mise en place d'un progiciel centralisé pour sa facturation client. Les objectifs étaient de gagner en productivité et de réduire les coûts en centralisant le processus de facturation et en externalisant l'impression, la mise sous pli et l'envoi par courrier des factures clients.
Dans chacune des 60 agences du groupe STEF-TFE, un responsable est en charge, chaque quinzaine, de la facturation des prestations de transport. Une fois validée, la facture est envoyée à Paris sur un serveur Eske r DeliveryWare dédié où elle est mise en forme, convertie au format PDF et routée vers l'usine courrier d'Esker pour l'impression, la mise sous pli et la remise en poste. Parallèlement, un flux est envoyé pour archivage à une application de GED. Pour des raisons de sécurité et de disponibilité de la plateforme, ce serveur est en mode cluster*.
Aujourd'hui, le groupe STEF-TFE externalise ainsi l'envoi de plus de 20.000 factures client par mois, soit 120.000 pages.
"Grâce à sa souplesse et à l'étendue de ses fonctionnalités, Esker DeliveryWare nous permet d'automatiser l'ensemble du processus de facturation à partir d'un flux XML. Nous souhaitions externaliser ce processus lourd et fastidieux auprès d'un prestataire qui maîtrise le traitement des documents de gestion de bout en bout (réception des documents au format électronique, impression, envoi postal, archivage au format électronique.)" précise Jean-Louis Andlauer, Directeur du pôle TFE au sein d'Agrostar.
Actuellement opérationnelle pour toutes les agences françaises, l'application sera déployée progressivement en Espagne et dans tous les autres pays d'Europe où est présent le Groupe STEF-TFE.
"Le choix par STEF-TFE des solutions d'Esker s'inscrit dans une tendance actuelle de fond pour l'automatisation et l'externalisation qui permet aux entreprises d'envoyer des factures papier tout en se déchargeant de leur traitement en interne. Mais les gains de la dématérialisation et de l'externalisation ne sont pas seulement humains et matériels. Ils s'inscrivent dans une perspective plus générale de fluidité de l'information et vont jusqu'à l'amélioration du délai de règlement client (Day Sales Outstanding) en garantissant un envoi instantané et au fil de l'eau des factures directement en sortie des applications de gestion" a précisé Michel Guyenot, Directeur Commercial France d'Esker.
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