Communication annuelle Sicavonline 2023

Dans le cadre de la publicité des documents comptables et des informations destinées au public conformément à la huitième partie du règlement n° 575/2013 parlement européen et du Conseil du 26 juin 3013(CRR), Sicavonline vous informe des éléments suivants pour l’année 2022 :

Champs d’application du règlement à Sicavonline :

Les activités habituellement exercées par Sicavonline en 2022 sont la réception et la transmission d'ordres pour compte de tiers. Sicavonline propose à ses clients et partenaires (clients directs, ou indirects via son agent lié – Ageas patrimoine - plateforme de distribution auprès de conseillers en gestion de patrimoine), une gamme à architecture ouverte de produits et services financiers.

L’activité de Sicavonline réside dans la fourniture de service d’investissement et ne détient aucun compte clients dans ses livres, les investissements étant réalisés, dans le cadre du compte titres auprès du teneur de compte ou, pour les autres produits financiers, auprès des sociétés de gestion.

L’application dudit règlement lui est donc très limitée.

Informations relatives aux fonds propres

Les fonds propres de Sicavonline, dans les comptes sociaux, s’élèvent à 3 197 091 € au 31/12/2022. Ils représentent un excédent de 1 556K€* de l’exigence totale de fonds propres.

*selon le Fixed overhead requirement indiqué dans l'état "IF3"

Objectifs et politiques de gestion des risques :

Sicavonline possède une activité d’intermédiation dans la distribution de produits financiers. De plus, Sicavonline ne réalise pas d’appel au public. Sicavonline ne détient donc aucun passif vis-à-vis de ses clients.

Ainsi les principaux risques auxquels Sicavonline est exposée sont :

Les risques liés au système d’information

Une part significative des processus de travail de la société utilise l’outil informatique et en particulier le système d’information développé de façon autonome par Sicavonline. Les domaines concernés sont :

• Les outils permettant le suivi de la relation avec un client, … ;
• le dispositif de visualisation des comptes et des souscriptions de la clientèle ;
• le système de transmission d’ordres (tant pour les clients sur Internet, que pour les opérationnels habilités à la Réception et Transmission d’Ordres) ;
• l’activité de bureautique (fichiers de travail, …).

Sicavonline a donc mis en place un Plan d’Urgence et de Poursuite d’Activité.

• Les risques de liquidité liés au suivi de la trésorerie de l’entreprise et au paiement des commissions dues à Sicavonline par ses fournisseurs suite à la commercialisation de leurs produits ou services financiers. Ce risque est suivi par la Direction Financière en coordination avec la Responsable Conformité et Risques de Sicavonline.

• Les risques de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme, compte tenu de sa position d’intermédiaire entre ses clients et les fournisseurs de services ou produits financiers, Sicavonline occupe une position clef dans le cadre de la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme.

• C’est la raison pour laquelle Sicavonline place ce risque en particulier parmi les risques les plus surveillés, et lui porte une attention soutenue. Le Service conformité ainsi que les personnes en charge des contrôles de premier niveau consacrent un temps non négligeable à ce point précis.

Les risques opérationnels

L’activité de RTO est au cœur de ce domaine de risques. De façon pratique, on peut énumérer :

• Le défaut dans la réception ou la transmission d’un ordre ;
• Le retard dans la transmission d’un ordre ;
• Les incidents liés aux outils de passage d’ordres ;
• Les incidents liés aux outils d’enregistrement des conversations téléphoniques.

L’ensemble des incidents opérationnels avérés ou potentiels sont adressés et répertoriés sans seuil de montant à la Conformité (les incidents n’ayant pas induits de coût sont donc également remontés à la Conformité) :

• Une remontée est réalisée vers le Responsable Conformité pour analyse et pour une mise en place d'un plan d’actions le cas échéant.
• Lorsqu’un incident induit un coût supérieur ou égal à 10 000 euros, l’incident est remonté sans délai à la Direction Générale.
• Les incidents significatifs sont communiqués au Conseil d’administration.

Les incidents significatifs, au sens de l’article 98 de l’arrêté du 3 novembre 2014, ont été définis comme suit :

• Erreurs, incidents : 20 000€ ou plus
• Réclamations contentieux : 100 000€
• Pour les sinistres qui ne seraient pas couverts par les assurances:100 000€
• Pour la fraude : 15 000€

Dispositif de gouvernance de l’entreprise :

Afin d’améliorer l’efficacité de la gouvernance du Groupe Ageas en France, dont la société Sicavonline est filiale à 100%, plusieurs Comités ont été mis en place.

Le Groupe Ageas en France est ainsi doté des comités spécialisés suivants :

• Management Committee ;
• Comité de rémunération
• Comité GDPR relatif à la Protection des Données ;
• Comité de Sécurité des Systèmes d’Information (CSSI);

Sicavonline est par ailleurs dotée des comités spécialisés suivants :

• Comité des risques et comité d’Audit
• Comité Produits Financiers ;
• Comité Gestion Privée
• Comité Allocation et Sélection des Fonds
• Comité Compliance
• Comité Lutte Contre le Blanchiment des Capitaux et le Financement du Terrorisme

Ces Comités spécialisés sont complémentaires des Conseils d’Administration. Ils ont pour but un suivi plus opérationnel des affaires courantes, des projets, … des sociétés du Groupe Ageas en France auquel appartient Sicavonline.

Les Conseils d’Administration réunissent les Administrateurs de Sicavonline et, dans certains cas, des invités. Lors des Conseils d’Administration, les thématiques suivantes sont généralement abordées : les projets, la conformité, les contrôles, l’activité, la stratégie et les chiffres et résultats. Le Comité des Risques et le Comité d’Audit sont intégrés au Conseil d’Administration de Sicavonline. En 2022, les Administrateurs se sont réunis 6 fois sous forme de Conseil d’Administration.

Management Committee

Le Management Committee est présidé par le Directeur Général d’Ageas France. Son rôle est de:

• Définir les orientations stratégiques du Groupe Ageas en France qui seront proposées aux Conseils d’Administration des entités;
• Mettre en œuvre la stratégie définie par les Conseils d’Administration des entités du Groupe Ageas en France.
• Mettre en œuvre la stratégie opérationnelle concernant le développement du Groupe Ageas en France ;
• Analyser et préparer les business plans et suivi des résultats.

Le Management Committee se réunit toutes les semaines.

Comité des Rémunérations

Le Comité des Rémunérations est composé des membres du Management Committee.

Le Comité de Rémunération est l’instance de gouvernance en charge de la politique de rémunération. Il s’assure du fait que les critères de rémunération variable ne génèrent pas de conflits d’intérêts susceptibles :

• de compromettre une gestion adéquate des risques de l’entreprise.
• d’influencer les solutions qui pourraient être conseillées ou vendues au détriment des clients du groupe Ageas en France.
• de garantir le respect des exigences en matière de conflits d’intérêts et de respect des règles de bonne conduite.

Le Comité des Rémunérations se réunit une fois par an.

Comité GDPR

Le Comité GDPR est présidé par le Délégué à la Protection des Données Personnelles du Groupe Ageas en France. Le Comité GDPR est l’instance de gouvernance qui s’assure du respect de la réglementation en matière de protection des données par les différentes entités d’Ageas en France. Le Comité de protection des données se réunit une fois par an.

Le Comité de Sécurité des Systèmes d’Information

Le Comité de Sécurité des Systèmes d’Information (CSSI) d’Ageas en France est présidé par le Directeur des Systèmes d’Information et du Numérique du Groupe Ageas en France. Il est l’instance de gouvernance de la sécurité des systèmes d’information du Groupe Ageas en France et à ce titre :

• Valide les procédures et directives de sécurité ;
• Valide l’ensemble des documents relatifs à la PSSI et à ses déclinaisons ;
• Valide l’ensemble des tableaux de bords relatifs à la sécurité des systèmes d’information ;
• Est force de proposition sur l’évolution de la Politique de Sécurité des Systèmes d’Information (PSSI) et des actions à mettre en œuvre liées à la Sécurité des Systèmes d’Information.

Le Comité de Sécurité des Systèmes d’Information se réunit deux fois par an.

Comité Risques et Comité d’Audit

Le suivi des risques et des audits de la société Sicavonline est assuré trimestriellement par le Conseil d’administration.

Comité Produits Financiers

Le Comité Produits Financiers est présidé par le Directeur du Développement de Sicavonline. Son rôle est de :

• Piloter et suivre l’offre des produits financiers ;
• Sélectionner les offres, gérer le partage de marges, décider le lancement des produits et assurer leur suivi ;

Le Comité Produits Financiers se réunit tous les trimestres et, ponctuellement, à la demande.

Comité Gestion Privée

Le Comité Gestion Privée est présidé par le Directeur du développement de Sicavonline. Son rôle est de définir la stratégie commerciale et marketing de l’activité « B to C ». Il se réunit tous les mois.

Comité Allocation et Sélection des Fonds

Le Comité Allocation et Sélection des Fonds est présidé par le Directeur du développement de Sicavonline. Son rôle est de sélectionner et gérer la gamme de conviction de Sicavonline. Il se réunit tous les trimestres.

Comité Compliance

Le Comité Compliance est présidé par le Responsable de la Conformité des Services d’Investissement de Sicavonline. Son rôle est :

• D’assister le Management Committee dans l’analyse et le respect de la règlementation en vigueur et proposer des recommandations ;
• De suivre les avancées de la réglementation liées au métier de Sicavonline, piloter l’activité compliance au sein de l’entreprise et reporter au Groupe Ageas.

Le Comité Compliance discute des incidents, des rapports et enquêtes touchant à la conformité, des contacts avec les organismes de contrôle externes, des développements importants dans la législation et les réglementations, des rapports de conformité réguliers et de tout autre sujet lié à la conformité. Le Comité Compliance permet également de recenser les besoins internes et opérationnels de Sicavonline en matière de conformité et de définir les politiques y afférentes. Le Comité Compliance se réunit une fois par an.Le Comité Compliance discute des incidents, des rapports et enquêtes touchant à la conformité, des contacts avec les organismes de contrôle externes, des développements importants dans la législation et les réglementations, des rapports de conformité réguliers et de tout autre sujet lié à la conformité. Le Comité Compliance permet également de recenser les besoins internes et opérationnels de Sicavonline en matière de conformité et de définir les politiques y afférentes. Le Comité Compliance se réunit une fois par an.

Le Comité Lutte Contre le Blanchiment des Capitaux et le Financement du Terrorisme ( LCB-FT)

Le Comité LCB-FT est présidé par le Directeur Général de Sicavonline, lequel a la responsabilité de la mise en œuvre du dispositif d’évaluation et de gestion des risques de blanchiment des capitaux et de financement du terrorisme.

Son rôle est de mettre en place le dispositif d’évaluation et de gestion des risques de blanchiment des capitaux et de financement du terrorisme de Sicavonline. Il assure le suivi de la procédure et de son respect, et met en œuvre les corrections nécessaires.

Ce comité est chargé d’analyser les résultats de l’exercice précédent, de faire un diagnostic des procédures en cours et de la cartographie des risques, au regard des évolutions législatives et réglementaires, des évolutions de produits ou de la politique de commercialisation.

Son objectif est de proposer, pour validation au conseil d’administration, des améliorations ou des modifications dans la politique de risques liée à la lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme et une mise à jour des procédures et des documents de lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme au sein de Sicavonline.

La mise en œuvre opérationnelle du dispositif (organisation, animation, contrôle du dispositif) est déléguée au Responsable de la Conformité des services d’investissement de Sicavonline en tant que coordinateur anti-blanchiment et assure un suivi des communications avec TRACFIN. Le Comité LCB-FT se réunit une fois par an.

Fonctions de direction :

En 2022, la direction effective de Sicavonline est assurée par trois personnes : le Directeur Général (M. Bertrand Hau), et le Directeur Général Délégué (M. Arnaud Ers), et la Directrice du Développement (Mme Marie-Stéphanie Hess).

Depuis le 1er janvier 2016, les différentes entités du Groupe Ageas en France, dont Sicavonline, ont mis en communs des moyens et ont créé le GIE, Ageas Services, qui assure pour ses membres les fonctions suivantes : la finance et la comptabilité, le service juridique, les ressources humaines, l’informatique, la MOA, le marketing Web B to C et le service courrier assuré par le service gestion des flux.

Compte tenu d’une part des membres siégeant aux instances de gouvernance du Groupe Ageas en France (à savoir le Management Committee, le Comité de Rémunération, Comité GDPR, Comité de Sécurité des Systèmes d’Information) et d’autre part, des dirigeants effectifs de Sicavonline, une diversité de profil et d’expérience des membres de direction est assurée. Cette diversité couvre l’ensemble des activités de Sicavonline.

Exigences de compétences et d’honorabilité :

Sicavonline a mis en place une politique relative aux exigences de compétence et d’honorabilité validée par le Conseil d’Administration. Elle présente les critères permettant d’apprécier le niveau de compétences, de connaissances, d’expertise et d’honorabilité nécessaire dans le cadre de l’exercice des fonctions des membres du Conseil d’Administration, aux membres du Management Committee, aux membres de direction, aux responsables des fonctions audit, compliance et juridique.

La politique s’applique également aux salariés qui fournissent à leurs clients des conseils en investissement ou des informations sur des instruments financiers, des services d’investissements ou des services connexes, ainsi qu’aux personnes physiques qui assurent les fonctions de vendeur et de Responsable de la Conformité et des services d’investissement (RCSI), lorsqu’il s’agit de personnes y compris d’agents liés et de démarcheurs agissant pour le compte du PSI Sicavonline.

Apprécier le niveau de compétence revient non seulement à vérifier que la personne dispose des connaissances appropriées théoriques (formation) et/ou pratiques (expérience professionnelle) nécessaires à l’exercice des tâches qui lui sont confiées mais également qu’elle sait en faire un usage approprié.

Sicavonline s’attache également à vérifier que le comportement professionnel est exempt de toute critique, reflète les valeurs de l’entreprise et fait montre d’honnêteté et d’intégrité.

Enfin, Sicavonline s’assure que le Conseil d’Administration dispose collectivement via ses membres des connaissances et de l’expérience nécessaires pour assumer son rôle.

Ces éléments d’appréciation sont complémentaires et appréciés de façon proportionnée aux fonctions exercées.

Le processus mis en place prévoit que :

La fiche de description du poste définit clairement comment les critères de compétence et d'honorabilité doivent concrètement être compris pour la fonction.

La décision ayant abouti à la sélection doit être motivée et documentée. Cela comprend les critères de compétence et d'honorabilité utilisés dans le processus d'évaluation. Le dossier est accompagné des justificatifs nécessaires à sa constitution (copie certifiée conforme des diplômes, copie d’une pièce d’identité, contrôle de l’extrait de casier judiciaire).

Une analyse complémentaire est opérée en cas de réembauche.

Une déclaration écrite de compétence et d’honorabilité est en outre établie chaque année par chaque personne concernée.

Enfin un processus d’escalade est actionné en cas d'implication dans une procédure judiciaire (soupçonné, accusé, condamné).

Ce processus prévoit l’intervention de l’équipe dirigeante, de la direction juridique, de la conformité, du Conseil d’Administration et de l’Autorité de Contrôle si nécessaire.

Politique de rémunération :

La politique de rémunération de Sicavonline, dont l’actualisation a été validée par le Conseil d’Administration du 7 décembre 2017, est suivie chaque année par un comité de rémunération rassemblant les membres de la Direction, au cours duquel la situation individuelle de chaque collaborateur est envisagée. Une revue de la politique en juillet 2020 a donné lieu à des modifications visant notamment la rémunération spécifique des middle-offices en charges des relations avec les apporteurs d’Ageas Patrimoine, l’agent lié de Sicavonline, en mettant en place une rémunération variable mensuelle plafonnée à 6% basée sur les indicateurs qualitatifs ainsi un bonus annuel de 2% maximum.

La politique de rémunération de Sicavonline au 31 décembre 2022, est la suivante :

• La rémunération des salariés et des dirigeants est définie à l’embauche, et éventuellement sous forme d’avenant de travail, par la Direction.
• Les cadres administratifs et les chargés de clientèle de la Gestion Privée sont susceptibles de percevoir, en plus de leur fixe, une part de rémunération variable (cf. principes de calcul ci-dessous).
• Les non cadres sont rémunérés uniquement au fixe.

Rémunérations variables

Concernant les cadres administratifs :

• Chaque cadre administratif bénéficie d’une enveloppe de rémunération variable située, selon les cas, entre 2,5% et 20% de sa rémunération fixe, basée sur des objectifs personnels et collectifs, qui peuvent être de nature qualitative et/ou quantitative.
• Selon la performance du collaborateur jugée par le comité de rémunération, l’enveloppe peut être obtenue sur une échelle allant de 0% (sous-performance) à 160% (surperformance), la norme étant de 100%.
• Les critères d’attribution de la rémunération sont étudiés avec attention, notamment au regard d’éventuels conflits d’intérêts.

Concernant les chargés de clientèle du service Gestion Privée (au nombre de deux), ils bénéficient d’une rémunération variable plafonnée, pouvant atteindre un maximum de l’ordre de 50% de leur rémunération globale. En 2022, la rémunération variable est liée :

• à des critères d’une part qualitatifs :
• pour le Responsable du service: notamment l’application stricte de certaines réglementations, la participation à un contrôle réglementaire, des actions de formation, des actions de suivi commercial et de suivi de l’activité ;
• pour le second chargé de clientèle: notamment l’application stricte de certaines procédures et réglementations, ainsi que la réactivité commerciale pour traiter et transformer les contacts avec les prospects.


• et d’autre part à des critères quantitatifs, qui sont évalués sur des objectifs commerciaux généraux et la réalisation d’un Produit Net Bancaire global (total des commissions générées) qui dissocie les conseils unitaires de leur impact en termes de rémunération (existence d’un seuil global de PNB avant déclenchement de la rémunération variable, largeur de gamme sur laquelle s’exerce le conseil permettant de proposer des solutions adaptées à chaque client).

Le comité de rémunération, qui se réunit une fois par an, est garant de la gestion des éventuels conflits d’intérêts. Il veille notamment à ce que la part variable proposée ne soit pas de nature à inciter le collaborateur concerné à négliger le respect de la réglementation au profit d’intérêts personnels.

La publication de cette politique de rémunération n’est pas applicable à Sicavonline, notamment au regard de la taille de la société : nombre limité de professionnels de marché dont les activités ont un impact significatif sur notre activité et anonymat difficile à préserver compte tenu de la taille de la société.